PRIVACYVERKLARING SCHERMER SPORT VERENIGING
Bij SSV doen wij er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met jullie persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen wij op heldere en transparante wijze informatie geven over hoe wij omgaan met jullie persoonsgegevens en de verwerking ervan. Ten aller tijden zullen persoonsgegevens doelmatig, technisch en organisatorisch veilig zijn. Wij delen jullie gegevens alleen met andere partijen indien dit nodig is voor het behalen en uitvoeren van onze sportieve doelen en verenigingsactiviteiten. Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor de realisatie van deze doelen of door de wetgever vereist.
Ben je jonger dan 16 jaar? Dan verwerken wij enkel en alleen persoonsgegevens als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger
Jullie gegevens worden soms gedeeld met vrijwilligers. Dit zijn bestuursleden en vrijwilligers die deze informatie nodig hebben om de verenigingstaken uit te voeren. Denk hierbij aan de penningmeester, secretaris maar ook de coördinatoren voor de kantinediensten of soms toernooien. Vrijwilligers krijgen alleen de informatie als dit strikt noodzakelijk is. Vrijwilligers moeten de SSV vrijwilligersverklaring onderschrijven.Op deze manier zijn jullie, onze leden, vrijwilligers en relaties, geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens, doelmatigheid en het verwijderen van deze informatie wanneer deze niet meer nodig is.
Wanneer jullie na lezing van de privacyverklaring vragen of opmerkingen hebben of wanneer jullie je gegevens willen inzien, wijzigen of verwijderen kunnen jullie contact opnemen met de secretaris (secretaris@ssvstompetoren.nl).
Zijn er klachten waar wij samen niet uit komen dan kun je altijd bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.
PERSOONSGEGEVENS VOOR SSV
De volgende persoonsgegevens worden door SSV bijgehouden:
| Persoonsgegeven | Lid | Vrijwilliger | Bestuurder | Werknemer | Donateur | Sponsor |
| Voor- en achternaam | X | X | X | |||
| Geslacht | X | |||||
| Geboortedatum | X | |||||
| Adres, postcode en woonplaats | X | X | ||||
| Telefoonnummer | X | X | ||||
| E-mailadres | X | X | X | |||
| Legitimatienummer | X | |||||
| IBAN-nummer | X | X | X | |||
| VOG-verklaring* | X | X | X | |||
| BSN nummer** | X | |||||
| *indien van toepassing (omgang met minderjarigen of toegang tot financiële middelen)
** via gegevensverwerker salarisadministratie |
||||||
VERSTREKKING AAN DERDEN
Tenzij door de wetgever verplicht (bijvoorbeeld politie) verstrekken wij geen gegevens aan anderen anders dan de volgende gegevensverwerkers:
| Gegevens-verwerker | Doel | Gegevensvewerkersverklaring |
| KNVB | Veld-, zaalvoetbal competitie | https://www.knvb.nl/info/3043/privacy |
| NHV | Handbal competitie | https://www.handbal.nl/userfiles/Privacyverklaring.pdf |
| ClubCollect | Contributie inning | https://www.clubcollect.com/nl/juridisch/#ccprivacy |
| Basecone | Factuur-verwerking | https://www.basecone.com/files/nl-basecone-privacy-policy_v03.pdf |
| Twinfield | Boekhouding | https://taxnl.wolterskluwer.com/algemene-voorwaarden/gdpr-statement/
https://taxnl.wolterskluwer.com/algemene-voorwaarden/privacybeleid/ |
| Groep Kennemerwaert Accountants BV | Salaris administratie | https://www.kennemerwaert.nl/privacyverklaring/ |
Verder is het belangrijk om te weten dat in de kantine van SSV een kassa en pinautomaat staan waar persoonlijke gegevens in terecht komen wanneer jullie pinnen. SSV legt geen koppeling tussen kassatransacties en persoonlijke gegevens. Pin-informatie is een verantwoordelijkheid tussen de bank en de rekeninghouder.
Daarnaast kunnen leden via kledingsponsor SMPSportcare clubartikelen aanschaffen. Wij verschaffen SMPSportcare geen persoonsgegevens. Wanneer jullie artikelen bestellen worden jullie persoonlijke gegevens beheerd onder de verantwoordelijkheid van SMPSportcare. SSV heeft slechts beperkt inzicht in de informatie (status) over orders.
Tot slot heeft SSV een overeenkomst met Fysiopraktijk De Praktijk in Heerhugowaard. SSV verschaft De Praktijk geen persoonsgegevens. Wanneer leden van SSV gebruik maken van deze diensten is dat de verantwoordelijkheid tussen het SSV-lid en De Praktijk. http://welkomindepraktijk.nl/privacy-beleid-de-praktijk-en-fysio-in-de-praktijk/
GEGEVENSLOCATIES EN BEVEILIGING
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
Wij streven er naar om alle persoonsgegevens te beheren in de bronsystemen van de sportbonden. Dit systeem heet SportLink. https://sportlinkservices.freshdesk.com/nl/support/solutions/articles/9000071459-sportlinkproducten-en-privacy-
Op dit moment is het nog niet mogelijk om alle informatie te verwerken in bronsystemen.
| Gegevensomschrijving | Locatie(s) | Machtiging |
| Ledenadministratie | Sportlink | Secretaris
Wedstrijdsecretariaat |
| Sponsorcontracten | Google Drive | Dagelijks bestuur en Sponsorcommissie |
| Werknemersovereenkomsten | Google Drive | Dagelijks bestuur |
| VOG verklaringen | Google Drive | Dagelijks bestuur |
| Financiële administratie | ClubCollect
Basecone Twinfield Kennemerwaert |
Penningmeester |
| Website, Nieuwsbrief en Facebook | Hosting2Go
Xyto |
SSV-redactie |
| Ledenlijst tbv kantinedienst | Excel | Coördinatoren |
| Ledenlijst tbv toernooien | Excel | Vrijwilliger op individuele basis |
Toegang is gebaseerd op individuele gebruikersnamen en wachtwoorden en 2-stapsverificatie waar mogelijk. Persoonsgegevens buiten Sportlink worden over het algemeen bijgehouden in Excel of Word bestanden. Deze worden initieel beschikbaar gesteld aan de vrijwilliger door de secretaris van SSV. Vrijwilligers zijn gehouden aan geheimhouding en doelmatigheid en dienen de persoonsgegevens te verwijderen nadat deze niet nodig zijn.
Doelmatige communicatie over de vereniging vindt plaats via Sportlink. Daarnaast heeft SSV een nieuwsbrief. Hiervoor geeft u zich op bij uw lidmaatschap of via de site. U kunt zich ook afmelden. De email gegevens worden in de site bijgehouden. Deze worden minstens 1x per jaar gehouden tegen de basisadministratie in Sportlink en aangepast. Wij maken geen gebruik van cookies of analytics op de site of Facebook.
Onze website en mail draaien bij Hosting2Go (https://www.hosting2go.nl/avg) en Xyto Media. Dit zijn gerenommeerde (hosting) dienstverleners welke aangeven te voldoen aan de AVG richtlijnen.
SSV heeft een centrale omgeving in GOOGLE DRIVE waar documenten over de vereniging en vrijwilligers worden bijgehouden en gearchiveerd. Google heeft de “EU Data Protection Code of Conduct for Cloud Service Providers” ondertekend en zal jouw persoonsgegevens op de SSV drive niet voor eigen doeleinden gebruiken.
Alle omgevingen zijn Cloud of SaaS-diensten waarbij beveiliging, back-up en recovery standaard zijn geregeld.
FOTOMATERIAAL
Tijdens trainingen, wedstrijden en andere evenementen op ons terrein en elders worden soms door de vereniging, vrijwilligers of ouders foto’s genomen die voor publicatie op de website of voor andere doeleinden gebruikt kunnen worden. Je portret kan dan op een foto staan. Volgens de wet is dit niet meteen een persoonsgegeven. Je moet namelijk een “onevenredige inspanning leveren om die personen op een openbare foto te identificeren”. Voor een teamfoto is dat natuurlijk alweer anders en je foto in Sportlink is natuurlijk wel een persoonsgegeven.
Wel kunnen er omstandigheden zijn waardoor iemand een andere norm heeft voor wat betreft zijn/haar portret. Bijvoorbeeld omdat iemand gestalkt wordt of een bijzondere baan heeft die meer anonimiteit vereist. Dit kunnen, willen en hoeven we van tevoren niet te weten want dat kan ook privé zijn.
Door lid te zijn van een vereniging neem je deel aan openbare activiteiten. Op het moment dat een foto een persoonsgegeven wordt moet de fotograaf zich bekend maken en om jouw toestemming vragen. Ook SSV zal om toestemming vragen wanneer een foto een persoonsgegeven is voor deze te publiceren. Mocht het onverhoopt gebeuren dat je jezelf terugvindt op een foto en daar bezwaar tegen hebben neem dan contact op met redactie@ssvstompetoren.nl dan kijken we samen hoe we dit oplossen.
RECHTEN OMTRENT UW GEGEVENS
Jullie hebben recht op inzage, rectificatie of verwijdering van persoonsgegevens welke wij van jullie ontvangen hebben. Ook heb je het recht om, in opdracht van jou, de door jouw verstrekte gegevens over te dragen aan een andere partij of aan jezelf. Wij kunnen je vragen om je hiervoor te legitimeren.